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年會策劃的預算情況與策劃要注意的問題介紹

作者:鼎昇傳媒    發布時間:2019-05-13 16:13

大家都知道,年會是一個企業總結經驗,增強公司凝聚力的活動,因此一個成功的年會對企業的發展有很好的促進作用,那么我們應該怎樣策劃公司年會呢?以及策劃時有哪些注意事項呢?下面我們就“年會策劃的預算情況與策劃要注意的問題介紹”來詳細了解下。



【年會策劃需要哪些費用】


年會的預算是怎樣預估?這是很多企業領導心里沒有底的事,這里年會策劃公司為大家介紹企業年會活動策劃預算,希望能夠幫助到您。 制訂完善的年會活動計劃確定必須要做的事項以滿足年會活動的需要并達到年會活動預期目標。制定可行預算或按既定預算安排有關工作;確定各項工作的時間安排。 企業年會活動策劃預算如何規劃? 年會活動策劃預算包括以下幾個方面: 



1、交通費用 交通費用可以細分為: 


(1) 企業年會期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。


(2) 歡送交通及返程交通——包括航班、高鐵、公路及住宿地至機場、車站交通費用。 


2、企業年會室/廳費用 具體可細分為:


(1) 企業年會場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。 


(2) 企業年會設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。


值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的企業年會服務公司志存文化咨詢,以便獲得適宜的性價比),否則可能影響企業年會的進行。另外,這些企業年會設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。 


(3) 企業年會會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的企業年會服務商志存文化協商。 


(4) 其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、保健、媒介、公共關系等。


【年會策劃的注意事項】


大型年會活動是某些大型企業或者大型社會團體一年一度的“家庭盛會”。大型年會活動策劃涉及層面較廣,在執行過程中稍不注意就會出現問題,實施情況比較復雜,難度也比較大。如何避免年會中出現這種不必要的小問題呢?提醒您有些問題還需要多加注意。



1、明確各自職責分工,做好分內之事,避免多頭指揮。


2、會議要有突出的特色,避免與同行業的競業者重復。


3、活動方案應盡策劃并經審核確定。如需要求國外、境外人士參加的,應提前3個月發出邀請。 


4、大型年會的參加人員較多,需要設置專門的到會人員身份驗證以及簽到工作。


5、參會人員進場需要一定的時間,因此至少提前2-3小時進行入場整理工作。


6、會議開幕期間,應派專人疏散交通,避免交通堵塞的原因,造成時間拖延。 


7、對于參會特別邀請的領導、嘉賓需由專人陪同,提供專用的休息區域。


8、會議所要用到的物資應該提前列出清單,交由專人保管和落實處理,避免物資遺漏或丟失。 


9、大會需要采用PPT幻燈片播放的,應該在會議開始前就安排上傳到專用的PPT管理系統,通過試片室控制現場的播放與進度,維持大會日程的順利進行。 


10、設置醒目的提醒標牌,提示參會人員將手機調為靜音或關機狀態。 


11、有序地組織進場與離場,避免人員涌進與涌出帶來的現場混亂和安全隱患。 做到以上這些,在會議展開時定會達到滿意的效果、取得圓滿的成功。


以上關于“年會策劃需要哪些費用”和“年會策劃的注意事項”的介紹,希望能讓您了解“年會策劃的預算情況與策劃要注意的問題介紹”帶來幫助。

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